GTD - система планирования и организации Get Things Done от Д. Аллена

каталог

Get Shit Done



Система
Getting Things Done (GTD)
была создана американцем Дэвидом Алленом и описана в одноименной книге (в русской версии «Как привести дела в порядок».
Ее отличие от других методик заключается в практической направленности и формате «здесь и сейчас». Многим GTD-система поначалу кажется сложной, как, впрочем, и FL, и любая так или иначе работающая система.
Как и FL, GTD можно адаптировать под себя, пользоваться методиками частично, или вообще взять что-то одно и внедрить в ежедневную рутину. Например, у меня «выстрелил» список дел в формате «куча-мала» — просто перед сном (или утром) берешь и выгружаешь из головы всю эту мешанину.


1. Составляем списки

У меня это чистый шаблон из 30 пунктов.
Выглядит вот так:

Сверху — дата, в строках два квадрата — один для порядкового номера дела, второй для колор-кода (выполнено/не выполнено/отменено/перенесено/прокрастинировано).
Я его распечатываю раз в неделю и держу под рукой. Появилось дело — записала.

Итак, отвлекись на 10 минут от повседневных забот, возьми листок бумаги (ну или что тебе удобнее) и напиши все дела, вопросы, идеи и прочие вещи, которые не дают тебе покоя. Главное — вытащить все из головы и положить, так сказать, перед собой, чтобы было легче разбираться.
Простой пример: увидела сегодня, что порвалась на кухне скатерть. В список «Нужно сделать» добавляй пункт «Купить новую скатерть.


2. Определяем следующий шаг

По Аллену, просто занести что-то в список недостаточно. Как правило, о таких абстрактных делах мы сразу забываем, придумываем кучу причин, чтобы отложить на потом, и в результате — делаем все в последний момент. Поэтому мозг нужно подстегнуть и снабдить его конкретной задачей. Не просто «купить новую скатерть», а «померить размеры стола», «зайти на сайт онлайн магазина и присмотреть расцветку» и т.п. Для одних дел — это может быть один шаг, для других (более сложных и важных) — несколько последовательных шагов со сроками.

Мой пример. В годовом ежедневнике на этот месяц стоит дело «удалить кератому». Делается это в октябре-ноябре на минимуме УФ. Дело не жесткое, плавает в пределах 1-2 месяцев.
Простой путь — зайти на сайт и записаться. Простые препятствия «ой, там надо номер полиса, да ну, искать его еще», «ой, а какой у меня пароль в мосреге» — нивелированы на уровне КЖ. У меня там есть страница про здоровье, где как раз зафиксирована вся информация, которая в таких случаях нужна (пароль, тел. регистратуры, единый номер, телефон страховой, номера всех полисов и т.д.). Смысл в том, чтобы информация была буквально на расстоянии протянутой руки и вся одним блоком (для меня это важно).

Иду на сайт — там новое препятствие. Внезапно я откреплена от всех больниц и поликлиник и перекинута на старый адрес, где два года уже не живу (вообще другой регион области). На этом этапе мне резко с тало «лень», проснулись всякие «ой да ладно» и «ой да потом». И дело может навечно перекочевать в долгий ящик. Чтобы этого не случилось, как раз и нужен простой фреймворк несложных действий:
1. позвонить в единую диспетчерскую;
2. позвонить в страховую;
3. если не поможет, уже фиг с ним, отложить до переезда.
Во-первых, понятно, что делать, во-вторых, сделать два звонка я могу, и даже, наверное, не перетружусь =) А вот таскать в голове тяжесть мыслей о невыполненных делах — это да, неблагодарный труд «ментального грузчика».
И таких дел кучи и кучи: скатерть, лампочка, налоговая декларация, выписка с банковской карты, беспорядок под кроватью — у всех свои, но всех раздражают.

3. Действуем!

Когда перед глазами есть список задач и конкретных шагов по их решению, в голове все само собой выстраивается в четкую линию. Мозгу дана программа, алгоритм действий, которые можно выполнять без раздумий. Все размышления должны быть только на предыдущем этапе. А на этом мы берем сантиметр, обмеряем стол и заходим в Интернет, чтобы выбрать расцветку скатерти. Вот, вкратце, три главных ступеньки в системе GTM.
Согласна.

Вот, вкратце и все, про ГТД. Разы — выявили дело, два — разбили на этапы, три — полетели. Кто устал, может дальше не читать


4. Организуем пространство

Рабочее место, как контрольный пункт, с которого отдаются все команды. Чем лучше оно организовано — тем эффективнее идут дела. Рабочее место — понятие символическое. Это и стол, и кухня, и полки, и доски для записок, и дверца холодильника с различными напоминалками на ней.
У меня это система КЖ, сквозные напоминалки и пространство в компьютере. + таки да, дверца холодильника. Возможно, со временем я приду к системе напоминалок в каждой комнате. Я ведь действительно силь оптимизировала свою жизнь и пространство, когда завела в каждой комнате часы и мусорку. Добавить доску со стикерами и карандашиком и ура. Мало ли, где меня посетят светлые мысли )))
5. «Съешь на завтрак лягушку»

С самыми трудными и неприятными делами (противными «лягушками») разбирайся утром. Тогда всю оставшуюся часть дня ты сможешь спокойно выполнять простую работу, не вызывающую негативных эмоций. А вот если бережешь «лягушку» на потом, она будет противно «квакать», напоминать о себе и вызывать желание оттянуть выполнение неприятного задания. Зачем тебе портить весь свой день такими тревожными мыслями?


6. Прекрати отвлекаться!

Проверка почты, смски, новостные блоки, гороскопы и т.д. «съедают» массу полезного времени. Впрочем, как и перекуры (не говоря уже об их вреде для здоровья), кофе-брейки и разговоры с подругами по телефону. Если задаться целью и посчитать, сколько часов в день ты уделяешь этим бестолковым делам, получится внушительная цифра. Если ты ну совсем не можешь жить без чего-то такого, выдели для него определенное время. Ты можешь почитать новости от друзей по дороге на работу или по пути домой. Или, скажем, в течение часа-полутора концентрируйтесь исключительно на своем задании, не отвлекаясь ни на что. А потом вознагради себя — сделай 15-минутный перерыв.
Я, например, когда вела тотальный учет времени (в течение недели записываешь все, на что тратишь время в формате 10-15 минуток) обнаружила, что огромный ресурс съедает так называемое «настроиться на работу». Пока «настраиваешься», весь ютуб пересмотришь, прости Господи! А потом бац — и вечер. Перестала «настраиваться» — освободила три часа в день. И еще немаловажно — освободила совесть. Если я сделала дела, то появившееся время — мое, а если впереди вагон невыполненного, то даже если я сейчас смотрю видосы — это время кредитное, и возвращать его придется с процентами в виде недосыпа и чувства вины. Ну нафиг, лучше сделать и забыть =)

7. Не топчись на месте!

Есть одна очень плохая привычка, которая мешает жить прежде всего его обладателю. Называется она перфекционизм. Люди, страдающие им, могут доводить себя до истерики в поисках только им понятного совершенства. На это они тратят уйму времени вместо того, что продвигаться вперед. И, как правило, буквально хоронят себя на работе и не знают, как все успевать. Постарайся осознать, что не стоит тратить массу сил на достижение идеального результата. Ставь реальные цели, отделяй важные сферы жизни от второстепенных, где не стоит бороться за лучший результат. Наш совет: почаще вспоминай принцип Парето. Про то, что лишь 20% усилий дают 80% результата.
Ну, про перфекционизм мы уже много говорили. Я в последнее время пользуюсь термином из одного бизнес-сообщества «выпустить свинью в мир». Выпустить свинью — значит начать действовать. Даже если результат неидеален, это лучше, чем ничего, главное начать, допилим в полете. И, как ни странно, это работает. Мои «летающие свиньи» в большинстве своем бодры, работоспособны и гораздо более эффективны, чем мои же крылатые единороги в формате «идеально, но никогда».


8. Не бери больше, чем сможешь тащить

У каждого из нас есть предел возможностей: у кого-то он совсем маленький, у кого-то — весьма впечатляющий. Здесь важно определить свой. К примеру, твоя коллега Таня может за день приготовить две большие презентации, а ты только одну, как ни старайся. Не беда: лучше сделать одну презентацию, но вовремя и качественно (с красивыми картинками и графиками, чтобы все ахнули). Кроме того, если в твоем подчинении есть сотрудники, делегируй часть полномочий им. Не надо бояться, что они провалят все дело. Может получится как раз наоборот. Тоже самое с элементарной просьбой о помощи. Лучше уж высыпаться, чем лелеять свою гордость.
Примерно об этом я писала где-то у Мариши в топике о колесе баланса. Если 10 из 10 по 10 векторам — невыполнимо, то можно сосредоточиться на чем-то одном, приоритетном и там добить до десятки, а остальное пока отложить/делегировать/минимизировать. У меня был маленький прорыв в формате «не буду гладить пеленки!». Постельное не гладить не могу (ОК, это один из приоритетов комфорта), а пеленки… ну, в принципе, можно не гладить. С другой стороны, посмотрим, если все освободившееся время я только и буду что думать о неглаженных пеленках, то проще уж погладить. Вообще надо всегда смотреть на реакцию психики и подсознания. Если какое-то изменение делает меня более счастливой, то ОК, беру в работу, если только отвлекает, создает ощущение «крошек на простыне» или, чего доброго ввергает в пучину перфекционизма, тогда лучше от него отказаться. Пеленки — частный случай, это многого касается.

9. Изобретай креативный подход

Лень — двигатель прогресса. Как бы это смешно не звучало! Многие изобретения появились на свет только благодаря тому, что их создатель хотел облегчить себе жизнь. Но мы не призываем быть ленивой. Мы советуем стать креативной. Работать не 24 часа в сутки, а головой. Вместо традиционных инструментов — используй гаджеты, различные мобильные приложения и прочие достижения нашего века. Не бойся осваивать неизведанное, не стесняйся предлагать начальству нестандартные решения. В креативном подходе есть и другой плюс: он разгоняет монотонность будней, вносит в надоевшую работу нотку новизны.
Ну не знаю. Имхо, эта часть статьи — вода водой. С другой стороны, мой КЖ — гимн креативности, я там и рисую, и пою, и лобзиком пилю (образно выражаясь). И это мне помогает сохранять баланс полушарий. Пока умное левое планирует, правое рисует котиков — и всем хорошо.

10. Скажи «нет»

Исключи из своего лексикона фразы «Сделаю завтра», «Подумаю об этом потом», «Отложу на час» и… «Как же мне все успеть?!». Делай все здесь и сейчас.
Ну вот тут вообще низнаю. Я же лопну, если буду все делать прямо сейчас и, тем более, прямо здесь. Определить внезапно свалившемуся делу место, время, слот памяти и уровень приоритетности — это да, здесь и сейчас. А вот прямо брать и делать — имхо, автор статьи не был готов к тому, что какая-то зануда дочитает до конца, вот и расслабился в последнем пункте.
  • 11
  • 6

3 комментария

owlincap
Спасибо! Вчера читала твой дневник и хотела спросить!
1
Stroma
Присоединяюсь) Также читала дневник и пошла гуглить. Много интересного нагуглила, но тут прям инструкция «Бери и делай». Спасибо %)
1
FrauOlga
Настя, спасибо! Именно об этой статье я мечтала все лето!
1